Az irodaköltöztetés minden cég számára komoly idő-, és pénzbeli befektetés. Az első és legfontosabb, hogy soha ne becsüljük alá, mennyi időt és energiát emészthet fel szakszerűen elvégzett költöztetés.
Éppen ezért a folyamat megtervezése minden esetben létfontosságú. A következőkben hasznos tippekkel igyekszünk segítséget nyújtani azoknak, akik a lehető legegyszerűbben szeretnék lebonyolítani ezt a könnyűnek tűnő ám meglehetősen sok szakértelmet és tapasztalatot igénylő műveletet.
Az irodaköltöztetés lépései
1. A költségvetés megtervezése, összeállítása
Fontos, hogy a cégvezető elegendő időt biztosítson a költöztetők számára, hogy körültekintően felmérhessék az adott iroda méretét, adottságait, az egyes elemek elhelyezkedését.
A költöztetést végző cég munkatársainak minden esetben pontosan tudnia kell, hogy mit kell „mozgatni”, hiszen csak ezen információ ismeretében tudnak megbízható és a megrendelő igényeinek is megfelelő árajánlatot adni. Ha ez az előzetes felmérés bármilyen oknál fogva meghiúsul, sok esetben komoly kockázati tényezőkkel kell szembenézni.
Ilyen esetekben előfordulhat, hogy többletköltségek keletkeznek, illetve maga a folyamat is elhúzódhat.
Ha a költöztető cég kiválasztása megtörtént, a régi iroda mellett célszerű megmutatni az új irodahelyiséget is. Ez többek között azért is fontos, mert a költöztetők ilyenkor olyan tényezőkre is figyelnek, amelyekre sok laikus nem is gondolna.
Az új iroda bejárásakor pontos képet kaphatnak például a megközelítési lehetőségekről, a bejáratok elhelyezkedéséről és arról is, hogy van-e költöztetésre alkalmas adottságokkal rendelkező lift az adott épületben. Ezen információk birtokában általában sokkal gördülékenyebben zajlik a költöztetés és sokkal kevesebb problémába ütközhetünk az áthelyezés során.
Minden megrendelés előtt rendkívül fontos áttekinteni a biztosítási és garanciához kapcsolódó opciókat, lehetőségeket. Nagyobb költözéseknél a cégeknek kötelező biztosítást kötniük magára a költözésre.
Ehhez az illetékes biztosító cégnek szüksége lesz a teljes leltárra és a költöztetni kívánt elemek hozzávetőleges összértékére. Cégvezetőként minden esetben célszerű érdeklődni arról is, hogy milyen feltételekkel vállal a költöztető cég garanciát az elvégzett munkára és, hogy a garancia pontosan mire is terjed ki.
Ezen pontok tisztázásával könnyen megtalálható a legjobb megoldás a megrendelő számára. Fontos kiemeli, hogy minden megbízható cég – így a mi cégünk is – minden esetben teljes körű garanciát vállal az elvégzett munkára, mely a megbízói szerződésben is rögzítésre kerül.
2. Felkészülés
Költöztetés előtt pontosan fel kell mérni az új hely adottságait. Ez cégvezetőként és költöztetést végzőként egyaránt fontos, mert így elkerülhetőek a későbbi esetleges kellemetlenségek.
Ha a kiválasztott helyiség nagyobb, mint a régi, előre meg kell tervezni, hogyan lehet minél jobban kihasználni a pluszban rendelkezésre álló teret. Ha viszont kisebb, akkor alaposan át kell gondolni, hogy az áthelyezni kívánt elemekből mit vagy miket lenne érdemes kihagyni.
Az átgondolásban nagy segítség lehet a pontosan vezetett leltár vagy egy lista, amelyen szerepel az irodában található összes bútor és költöztetni kívánt elem. Ez különösen ajánlott akkor is, ha ügyfelek aktái illetve fontos dokumentumok is költöztetésre kerülnek.
Ezeket célszerű lefénymásolni és a másolatokat is megőrizni elektronikus vagy nyomtatott formában, hogy még véletlenül se kallódjanak el a költözés során.
Irodaköltöztetésnél a „minél előbb, annál jobb” elv érvényesül. Célszerű minimum három hónappal a tényleges áthelyezés előtt kiválasztani a költöztetést végző céget. Ez az idő függ a cég méretétől is (ha nagyobb, több embert foglalkoztató cégről van szó, akár fél évvel előre is egyeztethetünk időpontot a költöztetőkkel).
A dátum mielőbbi kitűzése mindkét szerződő fél számára fontos, hiszen így a megrendelő is elő tud készülni és a szolgáltató is gond nélkül be tudja illeszteni a munkarendjébe az adott megrendelést.
Költözés előtt egy névjegyzék alapján célszerű informálni az összes üzletfelet, beszállítót és ügyfelet, hogy az iroda székhelye megváltozik viszont ez a működésben, a megrendelések teljesítésében semmilyen fennakadást nem okoz. Akkor is ajánlott tájékoztatni az üzletfeleket, ha a költözés elhúzódik és ez átmeneti munkabeszüntetéssel jár. A tisztességes tájékoztatás alapkövetelmény, ha nem akarjuk, hogy az ügyfelek másik céghez pártoljanak át.
Nevetségesnek tűnhet, de célszerű beszerezni az épületben található lift kezelőjének elérhetőségét, a lift szerelőjét, technikusát. Ezen információ birtokában nagyban lecsökkenthető a kellemetlenségek esélye. Komoly problémát okozhat, ha például este, munkaidő után ki-be rakodás közben a felvonó váratlanul elakad és nincs meg a 24 órás szakszerviz telefonszáma.
A műszaki problémák elkerülése mellett fontos figyelmet szentelni az épület valamint a lakókörnyezet szabályzatának is. Minden esetben ajánlott ellenőrizni, hogy van-e bármilyen korlátozás az adott helyen, például vannak-e speciális, zajkeltésre vonatkozó előírások, vagy bezárják-e a kapukat bizonyos időtartamra.
Nincs annál kellemetlenebb, mint, mikor felvonul a szolgáltató viszont a közös képviselet nem engedélyezi a munkaidőben történő ki- és bejárást. A félreértések elkerülése érdekében ezeket javasolt minél előbb tisztázni.
3. A költöztetés folyamata
Cégünk kétféle irodaköltöztetést vállal. Méret alapján kategorizálva végzünk „kicsi” és „nagy” költöztetést. A „kicsi” megrendeléséhez előzetes felmérés nem szükséges csupán egy árajánlat igénylőlap kitöltése, melyen látjuk, hogy mekkora teherbírású gépjárművel és hány emberrel kell kivonulni az adott helyszínre.
A „nagy” megrendelés abban tér el, hogy ehhez előzetes személyes felmérés szükséges. Az árajánlat igény beérkezése után a felmérést végző munkatársunk időpont egyeztetés céljából felveszi a kapcsolatot a megrendelővel. A felmérés elvégzése után azonnal küldjük az árajánlatot. Minden esetben gyors, igényes, pontos és professzionális munkavégzésre törekszünk, a szükséges csomagolóanyagot biztosítjuk.
Bizonyos esetekben előfordulhat, hogy 3-4 héttel a tényleges áthelyezés előtt a költöztető cég egy munkatársa lényegre törően elmagyarázza a megrendelő cég alkalmazottainak, hogyan is zajlik egy ilyen költöztetési folyamat.
Röviden elmondja, mit kell tenni, mi fog történni a költözés előtt, alatt és után. Ez azért is fontos, mert minél jobban tájékoztatják a segédkező alkalmazottakat, annál könnyebb és gyorsabb lesz az átköltözés. Bizonyos időközönként a költöztető cégnek, vagy a költöztetésért felelős alkalmazottnak meg kell látogatni az irodát és ellenőriznie kell, hol tart a csomagolási folyamat.
Fontos megemlíteni, hogy a csomagolás – különösen nagyobb cég esetén – sokkal több időt vesz igénybe, mint gondolnánk, ezért a lehető leghamarabb el kell kezdeni. Ez utóbbi felvetés főleg abban az esetben lényeges, mikor a cég úgy dönt, hogy saját alkalmazottaival csomagoltatja be a mozgatni kívánt elemeket.
Ha előzetes helyszín bejárás nem történt, a költözés előtt néhány nappal a költöztető csapat bejárja a főbb útvonalakat az irodán és az épületen belül egyaránt. A pontos helyismeret azért szükséges, hogy a folyamat során ne ütközzenek semmilyen akadályba, ne érje őket meglepetés.
4. Kihívások, problémák
Cégvezetőként fontos döntés kijelölni azt az alkalmazottat, aki a költöztetést cégen belül koordinálja, aki esetlegesen kapcsolatot tart a költöztetést végző céggel. Nem könnyű rövid idő alatt átlátni és megérteni mindazt, ami egy iroda áthelyezése során történik, főleg, ha a kinevezett alkalmazott közben a saját, az iroda alapvető működéséhez szükséges teendőire is koncentrál.
Elegendő időt biztosítani a kivitelezők számára több mint kifizetődő. Tudomásul kell venni, hogy a költöztetés akár több órát is igénybe vehet. Nem érdemes siettetni a kivitelezőt, mert a kapkodás a munka rovására mehet és sérülhetnek a bútorok és súlyosabb esetben a költöztetésben segédkező személyek is. Minél több időt fordítunk a tervezésre és az ütemezésre, annál hatékonyabban és gyorsabban fog lezajlani az áthelyezés.
5. Bízzuk szakemberre a költöztetést
Szakembert hívni a költöztetéshez több szempontból is előnyös. Az első és legfontosabb szempont, hogy a szakemberek megfelelő képesítéssel rendelkeznek, amely tény garantálja, hogy az áthelyezés zökkenőmentes lesz.
Tudják, hogyan kell becsomagolni a bútorokat úgy, hogy azok ne sérüljenek, egy előre elkészített terv alapján dolgoznak, így pontosan tudják, mi mi után következik. A tervnek köszönhetően semmit sem fognak kihagyni. A megbízható költöztető cégek rendelkeznek az összes engedéllyel, ami egy költöztetés kivitelezéséhez szükséges.
Irodák költöztetésekor gyakran komolyabb felszerelésre, eszközökre van szükség, mint egy magánköltöztetésnél. Nehezebb, több és nagyobb bútorokat kell mozgatni, nem ritkán páncélszekrényeket is. A költöztető cégek rendelkeznek professzionális, erre a célra kifejlesztett emelő eszközökkel, darukkal, villástargoncákkal és nagy teherbírású, kiváló műszaki állapotú gépjárművekkel, amelyekkel biztonságosan célba juttatják az iroda berendezéseit. Ezen elemek egyéni bérlése meglehetősen költséges lenne.
Sokszor előfordul, hogy közvetlenül kötözés során szükség van az új helyen telefonhálózat illetve riasztórendszer kiépítésére. A költöztető szakemberek ilyen téren is komoly üzleti kapcsolatokkal rendelkeznek és megbízható cégeket tudnak ajánlani ezekre a feladatokra.
Laikusként könnyű alábecsülni, mennyi időt vesz igénybe egy iroda berendezéseinek egyik helyről a másikra való áthelyezése.
Sokan megpróbálják ezt cégen belül megoldani, saját alkalmazottakkal és bérelt furgonokkal. Ez azonban számos buktatóval és nagy időveszteséggel járhat. Ha nem megy minden zökkenőmentesen akár napokat is veszíthet egy cég, és mivel az alkalmazottak végzik a költöztetést, így a megfelelő, mindennapi működésre sincs mód, ami komoly pénzbeli veszteségeket eredményezhet. Ilyen esetben a termelés és a munkarend visszaállítása sokkal nagyobb költségekkel jár, mint felbérelni egy professzionális költöztető céget.
A termelés csökkenése mellett az emberi tényezőt is figyelembe kell venni. Ha a cégvezető úgy dönt, hogy az alkalmazottaknak kell lebonyolítani a teljes költöztetést, nem kis terhet helyez a vállukra.
A dolgozók számára a mindennapi feladatok ellátása mellett szinte lehetetlennek tűnhet egy költözés megszervezése és ez egyben komoly mentális terhet is jelent. Ha viszont professzionális költöztető céget bíznak meg, az alkalmazottak foglalkozhatnak a munkával kapcsolatos teendőikkel és ezáltal a cég működése sem kerül átmeneti veszélybe.
Ez persze nem az jelenti, hogy a megbízó cég dolgozói nem vehetnek részt a költöztetésben. Sokszor a költöztetők számára is nagy segítség, ha „bennfentes”, az adott irodát jól ismerő emberek segítik a munkájukat hasznos tanácsokkal. Profi költöztetők megbízásával a fizikai sérülések lehetőségét is minimalizálhatja a megbízó.
Ha egy alkalmazott megsérül a költöztetés során, például nehéz dobozok, szekrények, székek cipelésekor, munkahelyi balesetre hivatkozva kérhet kártérítést a cégtől, melyet a cég biztosítójának kell kifizetnie. Ha szakemberek végzik a költöztetést, nem kell aggódni sem a sérülések sem az esetleges kártérítési igények miatt.
Kapcsolódó cikkek:
Min bukhat el egy irodaköltöztetés?
Mik a jellegzetes problémák egy több ezer m²-es irodaköltöztetésnél?